z doporučení odborníků a firem, kteří prošli procesem základě, zde jsou některé základní kroky pro proces přechodu.
- Zavázat se jít do bezpapírové kanceláře, a přesvědčit zaměstnance jít spolu s ním vysvětlením výhod pro každou z nich jednotlivě, a jako skupina, a jejich zapojení do procesu.
- Zkontrolujte, zda stávající počítačový hardware vaše, aby se ujistil, že je dostatečně robustní, aby zvládnout přidané aplikace a ukládání souborů. Ujistěte se, že máte spolehlivý záložní systém pro všechny soubory, budete přidávat.
- analyzovat, co potřebujete, a v plánu dosáhnout. Přemýšlejte o tom, co budete pravděpodobně potřebovat v budoucnu s rostoucí firmy, stejně jako teď. Přemýšlejte o tom, které dokumenty je třeba přistupovat často nebo rychle, což je třeba extra ochranu, a které by mohly být odstraněni po určité době.
- Vypracovat plán přechodu a časový harmonogram.
- Začít v malém jen s jediným oddělení nebo oblasti našeho podnikání, takže můžete dříve, než rozšířit svou působnost řešení případných problémů.
- Výzkum dostupné nástroje, které vám (systémů pro správu dokumentů, elektronickou faxování, skenery, zálohování dat, zabezpečovací systémy pomoci , konverze dokumentů společnosti, proces poradci).
- Vyberte a uspořádat koupit nástroje, které budete používat. V případě softwaru, zvažte fit s vašimi potřebami, snadnost použití a realizace, náklady, a integrace se stávajícími systémy. A ne zanedbávat zálohování musí držet elektronických dat před ztrátou
- Do malého testovacího projektu.; provést potřebné změny; a pak se přesunout do přechodu ve svém prvním oddělení.
- Vypracovat plán pro pokračující použití celé společnosti. Zahrnout plán úložiště dokumentů pro zaměstnance s konkrétní pokyny
- Postupně vzít bezpapírové přechod přes společnost
Další, pojďme se podívat na klíčovou součást každého bezpapírové kanceláře. - Text. document management sy
