Budete muset vytvořit svůj vlastní systém pro správu elektronické soubory. Zde je několik návrhů:
- Vytvoření on-line registrační systém, jako byste na papír v kartotéce. Použijte názvy souborů a dokumentů, které budou snadno najít a pamatovat si
- Použít ". Tisk do souboru " možnost uložit elektronické dokumenty zvenčí, jako jsou e-maily nebo on-line prohlášení, do jejich správné elektronických souborů.
- Zálohování souborů pravidelně, pravděpodobně alespoň jednou týdně, na CD nebo USB flash disk.
- Zkontrolujte, hlavní seznam složek, souborů, které se můžete obrátit na.
- Konec rok tím, prohlížení souborů. Trash všechny, které již nepotřebujete, přesunout soubory, které se chystáte skladování (jako ročních faktur) na CD a nastavit nové soubory pro nový rok.
Mějte na paměti, že budete vést rovněž papírové soubory a plevel skrze ně na konci každého roku, i když tyto soubory by měly být mnohem menší než dříve. Tyto dokumenty zahrnují notářsky ověřené dokumenty a materiály, které potřebujete k přípravě svých daní.
I když můžete být v pokušení skenovat své příjmy a promícháme papíru originálů, nedělejte to, říká Barry Steiner, Chicago CPA a bývalý IRS agenta. Možná budete potřebovat je jako důkaz pro daňové kontroly. Steiner doporučuje, aby všechny účtenky, faktury, účtenky a zrušeny kontroly týkající se uznatelných nákladů po dobu tří let po podání daňových formulářů. V tomto okamžiku, říká, trhat jim, aby se zabránilo krádeží identity. [Zdroj: e-mail rozhovor s Barrym Steiner]
Jako Abigail Sellen a Richard Harper, autoři Mýtus bezpapírové kanceláře
poukázat, žádný úřad může být zcela bezpapírový. " Spíše než honit ideál bezpapírové kanceláře, [lidé] by měli pracovat na b
