Tato zpráva poskytuje důležité informace o volajícím, včetně případů, kdy pan Smith bude zpátky v kancelář, a proto, když je možné, že volající očekávat hovor zpět. Většina hlasové pošty umožňují interní uživatelé neustále aktualizovat své odchozí zprávu.
Některé hlasové pošty umožňují volající na stránku s osoba stisknutím čísla na své klávesnici telefonu. Auto-obsluha bude informovat volajícího této možnosti, stejně jako pokyn volajícího, aby zůstali na telefonu pro další možnosti, když si dokončili nahrávání zprávy. Takové možnosti by mohly zahrnovat přiřazení prioritu zobrazování na zprávu něčí, od normální až urgentní dodávky. Urgentní dodávky mohou být nastaveny tak, aby automaticky odeslat stránky, textové zprávy nebo e-mailem na interní uživatele, radí jim zprávy přirozenosti.
Pro interní uživatele pomocí hlasové pošty obvykle zahrnuje vytvoření a " schránka " nebo účtu, zadání určitých příkazů klávesnice, nahrávání odchozí zprávy (některé systémy umožňují uživateli zaznamenávat interních i externích odchozích zpráv nebo pozdravy) a načítání zpráv.
Nastavení schránky se vytvoří prostor pro vaše zprávy na serveru. To otevírá soubor, ve kterém může být digitální zprávy uložené. Často také vytvořit a zadejte přístupový kód, takže pouze vy nebo někdo, koho autorizujete můžete poslechnout nebo manipulovat do hlasové schránky.
Příkazy klávesnice obsahovat funkce, jako je předávání zpráv, archivaci zpráv, mazání zpráv a odpovídání na zprávy.
Uživatelé mohou vybírat zprávy na svém obvyklém pracovním místě nebo doma, nebo na dálku pomocí speciální telefonní číslo a přístupový kód, nebo přes jejich počítač. Tyto postupy se mohou lišit podle provozovatele.
Některé služby poskytují detekci faxu, který automaticky detekuje, když je číslo přístupné fax. Pokud k tomu dojde, služba se může automaticky odpojit hovor nebo přesměrovat do faxového přístroje, pokud existuje. Příjemce pak může stáhnout ty uložené faxové zprávy do jiného faxového přístroje, předá je nebo je uložit.
Ostatní poskytovatelé nabízejí službu otázek a odpovědí, přičemž vlastník poštovní schránky lze naprogramovat svou schránku klást otázky a záznam reakce. Tento systém by mohl být použit, například, aby kolo-pro-hodinové služby, které vám pomohou uspořádat informa
